Управление проектом: забытый набор

Чем крупнее проект, тем выше вероятность перерасхода средств

Для начала посмотрите на эти заголовки:

• «Перерасход средств ВМС может составить 1,1 млрд долларов» (январь 2012 г.);
• «Ценник ВМФ на новые подводные лодки в 11 5 млрд долларов, вероятно, вырастет» (апрель 2019 г.);

Не стали ли навыки управления проектами у Министерства обороны слишком расслабленными? В сфере управления активами строительство и изменение конструкции также являются частью бюджета. Обращаем ли мы на это внимание как профессионалы в области управления активами?

Планирование – потерянное искусство

Конечно, Здесь применимо утверждение: «Вы не знаете, чего вы не знаете».

Естественное пересечение

Между компьютеризированной системой управления техническим обслуживанием (КСУТО) и управлением проектами существует естественное пересечение. Если вы свяжете иерархическую структуру работ (ИСР) с заказом на работу, а заказ на работу – с расписанием, у вас будут все необходимые элементы данных. ИСР предоставляет сводную иерархию, которая обеспечивает идеальную структуру для отчетности по затратам. Руководители старшего звена не хотят видеть детали рабочего задания, не говоря уже о расписании на 1000 операций.

Новым строительством и реконструкцией управляют руководители проектов и архитекторы. Подключение ИСР к заказам на работу и графику строительства даст им множество преимуществ. Когда сдается новое здание, активов могут быть тысячи. Эти новые активы должны быть зарегистрированы, иметь правильные стратегии обслуживания и график. В коммунальной и нефтегазовой промышленности управление остановом/ремонтом/отключением (STO) является первоочередной задачей. Тем не менее управление затратами/расписанием начинается внутри КСУТО.

Неточное еженедельное расписание

Есть много причин, по которым этот процесс может пойти не так. Следовательно, 90% всех служб никогда не создавали еженедельного графика, исходя из объема ресурсов. Некоторые просто распечатывают список открытых работ и передают его обслуживающему персоналу для реализации. Другие сосредотачиваются на экстренных и неотложных работах и совмещают их с заказами на профилактическое техническое обслуживание. Помимо невыполненных работ, возникает еще одна проблема – управление. И даже если бы все заказы на работу подвергались оценке трудозатратности, все равно остаются вопросы о том, какие из них следует выполнить в первую очередь и какой объем работы следует запланировать в зависимости от наличия специалистов.

Давным-давно…

…жила-была компания, которая продавала программное обеспечение для управления проектами, а также программное обеспечение для планирования и отслеживания затрат на проекты. Эти два продукта могут быть интегрированы с помощью иерархической структуры работ (ИСР) на уровне счета затрат, чтобы обеспечить идеальную систему управления проектами. Данное программное обеспечение включало в себя полнофункциональный планировщик, который мог управлять проектами любого размера и строить графики всех типов (например, линейные графики, гистограммы и сетевые диаграммы). В свое время это программное обеспечение использовалось примерно на 50% всех атомных электростанций США на стадии строительства/пуска и эксплуатации.

Затем мэйнфрейм умер

Изменения случаются. По большей части программное обеспечение для мэйнфреймов не было преобразовано в современные технологии. Компании – разработчики программного обеспечения спешили выпускать новые продукты и решили создавать их с нуля. Хотя новая технология абсолютно гениальна, функциональность была несколько утрачена. В текущих продуктах КСУТО слабые интерфейсы планирования. Помимо этого, в сообществе КСУТО также наблюдается недостаток знаний по управлению проектами.

Лучшие практики управления проектами: 1-2-3

Концепции управления проектами, которым учили 30 лет назад, актуальны и сегодня. Правило номер один: если вы реализуете большой проект (например, строите атомную электростанцию), сначала необходимо подготовить ИСР. Такой подход гарантирует, что ни одна область не останется без внимания, и контроль будет осуществляться даже в процессе выполнения работ. В элементе счета затрат (СЗ) указывается сметная стоимость. ИСР также является хорошим средством для отслеживания долларовых транзакций (т.е. движения между элементами затрат). Наконец, именно ИСР-СЗ обеспечивает точку пересечения фактических данных о рабочих заказах КСУТО и плановых процентов выполнения работ для составления отчетов о затратах.

Второе правило гласит, что планировщик должен действовать в соответствии с предписаниями по реализации работ. Он не может составлять график только потому, что он планировщик. Он должен проводить исследования, создавать фрагменты и собирать их воедино – как журналист. Как только график составлен, самое время для обзоров. На атомной электростанции в состав группы планирования будут входить старший оператор реактора, начальник смены и ответственный за отключения. Этот специалист попросит распечатку (или график) с указанием критического пути. После одобрения планировщик приступит к выравниванию ресурсов. Дата окончания может сдвинуться (с высокой долей вероятности), и снова будет проведен итеративный процесс проверки.

После того как график составлен, для удобства чтения создается красивый линейный график под временной шкалой, чтобы все заинтересованные стороны могли четко видеть даты промежуточных ключевых этапов и, конечно же, дату завершения проекта.

Вот 10 требований будущего:

1. Возможность составить график обратного отсчета. На реализацию поставленной задачи будет выделяться несколько недель. Неделя T-0 – крайний срок выполнения работ. Недели будут храниться/регулироваться внутри КСУТО.
2. Некоторым организациям нужен только недельный график с выравниванием ресурсов. Это должно быть действие одним щелчком мыши непосредственно из КСУТО, создающее табличный отчет. Еженедельный график технического обслуживания также может служить основой для ежедневного плана, показывая двухмерную схему отчета.
3. Продукт управления работой КСУТО предоставит возможность генерировать и хранить приблизительную оценку.
4. В случае еженедельного графика технического обслуживания необходимо правильно фиксировать переходящие работы, которые включают оценки до завершения с учетом специальности и возможную дату перезапуска в соответствии с заказ-нарядом. Значения оценки до завершения, если они введены, будут использоваться в последующих расчетах выравнивания ресурсов.
5. Возможность хранить основные проекты внутри КСУТО как ИСР и графически отображать диаграмму ИСР. Пользователи должны иметь возможность графически строить ИСР с помощью инструментов перетаскивания.
6. Возможность связывать ИСР-СЗ с рабочими заданиями, фиксировать фактические данные по заказ-нарядам (КСУТО), хранить бюджеты в ИСР и сводить процент завершения с помощью инструмента планирования проекта, интегрированного с кодами ИСР-СЗ. Примером инструмента планирования будет Primavera.
7. Возможность создавать отчет об отслеживании затрат по проекту с использованием уровней с отступом. После завершения ТО и ремонта финансовый директор (CFO) хочет увидеть общие затраты.
8. Имея доступ к формальному инструменту планирования, вы можете создавать ИСР, линейные графики и сетевые диаграммы.
9. Программное обеспечение для планирования проектов даст возможность реализовывать передовые методы продвижения, то есть прогресс по дате разделения данных. Кроме того, вы сможете добавлять работы в КСУТО из инструмента планирования.
10. Возможность отображать график работы в совместимом формате календаря.

Требования к ответственному за отключения

Для ответственных за отключение эти 10 действий представляют собой лучшее использование программного обеспечения для управления проектами.

1. Составлять начальный график отключений, показывающий все необходимые действия с ключевыми этапами, путем опроса всех заинтересованных сторон. Важно отметить, что такой контроль начинается за много месяцев/лет до запланированного отключения.
2. Использовать итеративный процесс проверки, чтобы снизить общие затраты до объемов, одобренных финансовым директором, и определить продолжительность на основе приоритезации путем удаления/добавления работ.
3. Проверять критические пути, анализируя действия оператора с помощью инструмента обхода критического пути. Выполнять автоматическое выравнивание ресурсов и окончательную проверку ключевых этапов.
4. Оценивать точки риска, определяя способы снижения риска.
5. Создавать шаблоны для проверки областей риска и сложности. Подтверждать квалификацию.
6. Напоминать всем специалистам о мерах безопасности, включая подрядчиков.
7. Утверждать график и объем отключений, установив меры контроля объема отключений. Отслеживать дополнения и утверждения объема работ.
8. Определить процедуру отслеживания прогресса отключения. Это необходимо делать ежедневно посменно.
9. Переводить средства на непредвиденные расходы и следить за движением документов.
10. Выводить отчет об отслеживании затрат по проекту с отступом в любое время, особенно сразу после завершения периода простоя.

Сколько программного обеспечения вам нужно?

Вы можете купить программное обеспечение, чтобы делать что угодно. Но сначала внимательно посмотрите на КСУТО, чтобы определить, что можно настроить внутри. А благодаря грамотному использованию приложений можно создавать выходные данные, которые продвигают передовые методы управления проектами.

---

Журнал Prostoev.NET № 3(24) 2020
По материалам зарубежных публикаций

---