Процессы управления техническим обслуживанием и ремонтами (ТОиР) оборудования исторически считаются одними из самых сложных на реальных производствах. Многообразие вариантов принятия решений о ремонте, наложенное на многообразие оборудования, приводит к тому, что многие предпочитают рассматривать эту область как «черный ящик». При этом активно развиваются еще более модные технологии, которые подразумевают усложнение и так сложной модели планово-предупредительных ремонтов оценками рисков отказа оборудования (так называемый RCM-подход). Компания «Простоев.НЕТ» разработала и успешно применяет в консалтинговой деятельности уникальную бизнес-модель, которая позволяет увидеть «наиболее черные» дыры в организации этой области. Business Studio оказался достаточно функциональным, но простым инструментом.
Уважаемые читатели, в рамках данной статьи мы постараемся поделиться с вами своим опытом разработки бизнес-процессов с использованием уникального программного продукта на российском рынке: сиcтемы бизнес-моделирования Business Studio. Так сложилось, что мы давно находимся в партнерских отношениях с разработчиком, и для нас данный продукт стал действительно «домашним», тем, которым мы пользуемся в повседневной работе, и тем продуктом, который мы советуем своим клиентам. Возможно, для разработчика наша область (ТОиР) не является столь привлекательной, так как желающих «порисовать ТОиР» пока еще очень мало, но для нас это как раз основная деятельность, и мы дорожим таким партнером и его решением. Это отечественная разработка, но мы никогда не испытывали ограничения ни в функционале, ни в надежности. Постараемся пояснить, что удалось реализовать с использованием Business Studio, какие преимущества имеет продукт.
Ни для кого не секрет, что процессный подход является достаточно известным понятием, но вот успешность применения этого подхода напрямую зависит от качества целевой модели, которую «выдумывает» эксперт, делающий эту модель.
В ходе реализации проектов оптимизации действующих бизнес-процессов в области ТОиР компания «Простоев.НЕТ» разработала устоявшуюся типовую модель управления ТОиР состоящую из 10 процессов верхнего уровня:
- А1. Ведение справочников и объектов ТОиР в информационной системе (ИС);
- А2. Регистрация эксплуатационных показателей;
- А3. Управление рисками на этапе эксплуатации;
- A4. Диагностика;
- А5. Планирование работ по ТОиР;
- А6. Управление работами по ТОиР;
- А7. Обеспечение промышленной безопасности при выполнении работ по ТОиР;
- А8. Выполнение работ по ТОиР;
- А9. Обеспечение работ по ТОиР запасными частями и инструментами;
- A10. Управление финансами, экономикой и бухгалтерским учетом в области ТОиР.
Указанные процессы являются, на наш взгляд, обязательным набором начального уровня, и, конечно, для конкретного предприятия количество блоков может быть увеличено или сокращено. Учитывая наш опыт реализации проектов, можно говорить, что в рамках среднего предприятия численностью порядка 1000 сотрудников этап разработки занимает от 4 месяцев до года, без учёта времени согласования.
Как уже было сказано выше, типовая модель в ходе проекта адаптируется под конкретного заказчика, в результате чего рождается так называемая целевая модель, на основе которой формируются регламенты процессов, проработанные положения об отделах и должностные инструкции. На всех этапах использование Business Studio позволяет сократить время разработки, увидеть уже на этапе проектирования бизнес-процессов ошибки и избыточность некоторых функций или ролей.
Изначально мы проектировали и хранили нашу модель в программе Microsoft Visio, в нотации EPC (Событийная цепочка процессов), что не позволяло быстро вносить существенные изменения, требующиеся в ходе проекта, большое количество времени уходило на перенос данных из одной системы в другую, невозможно было автоматически формировать регламентную документацию. Отсутствовали связи между смежными бизнес-процессами, отсутствовала возможность декомпозиции процессов с автоматической привязкой к родительскому процессу. Не было библиотеки типовых сущностей. Всё это приводило к большой потере времени на поиск взаимосвязей при редактировании.
Пройдя этот путь, мы осознали необходимость в использовании прикладного инструмента. Кроме модели процессов, мы планировали реализовать более продвинутое описание привязки к процессам наборов данных для ведения в целевых АСУ. Одно из направлений деятельности нашей компании – паспортизация оборудования и создание системы НСИ – требует соответствующего инструментария для проектирования. Таким образом, Visio и Excel перестали нас устраивать, и требовался перенос наработок модели в программу, не имеющую указанных недостатков. Для решения этой задачи была выбрана система Business Studio. Честно скажем, выбор был случайным, но успешным. Далее мы поделимся с вами общим подходом к переносу существующей модели бизнес-процессов в программу.
Этапы переноса модели в Business Studio
- Разработка контекстного процесса (рис. 1) и процессов верхнего уровня (рис. 2) в нотации моделирования IDEF0 (IDEF0 – методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации бизнес-процессов). Ранее модели были описаны в нотации EPC, между собой процессы взаимодействовали при помощи событий: конечное событие одного процесса являлось начальным (инициирующим) событием для другого, однако не было общей схемы, показывающей взаимодействие этих процессов как системы в целом. На данном этапе выбираются необходимые блоки верхнего уровня, указываются регламентирующие документы, входные данные и цели.
- Формирование диаграммы EPC в системе Business Studio (рис. 3). Есть возможность импорта из файлов MS Visio и ARIS. На данном этапе детально описывается бизнеспроцесс, к действиям при вязываются роли, их выполняющие, какие ограничения используются, что является входным и выходным документом.
- Формирование типовой организационной структуры управления ТОиР и ролей. Здесь описывается имеющаяся организационная структура предприятия, учитывая административные и функциональные связи.
- Формирование типовых справочников, необходимых для обеспечения деятельности в области ТОиР. Данный этап позволяет заранее, перед внедрением информационной системы, определить требуемый набор справочников и приступить к их созданию, сокращая сроки реализации проекта.
Наличие типовой модели и использование функционала Business Studio значительно упрощают реализацию проектов разработки моделей процессов ТОиР клиентов.
Основные этапы проекта оптимизации существующей модели бизнес-процессов
1. Моделирование процессов «как есть», то есть создание действующей модели бизнес-процессов в среде моделирования. Обычно для этого требуется этап аудита деятельности клиента.
В ходе аудита в Business Studio моделируется деятельность в области управления ТОиР:
- формируются текущие процессы,
- фиксируются используемые документы (бумажные, электронные),
- формируется текущая организационная структура.
Business Studio позволяет на основании справочников процессов, документов, должностей и других справочников и их связей между собой генерировать различные отчеты через «мастер отчетов», в котором описывается форма требуемого отчета и задается объект, через который отчет будет генерироваться.
При формировании отчета по аудиту используются автоматически сформированные диаграммы процессов, организационная структура, движение документов.
Далее отчет дополняется иной необходимой информацией, полученной в ходе аудита, которой нет в информационной системе.
2. Разработка или актуализация целей деятельности по управлению ТОиР.
После аудита и разработки модели «как есть» разрабатываются или актуализируются цели по управлению ТОиР. В Business Studio есть возможность разработки целей и показателей по сбалансированной системе, представления их в графическом виде, формирования отчета по целям и показателям.
3. Адаптации типовой модели управления ТОиР.
С учетом целей в области ТОиР, анализа существующих процессов и ресурсов клиента типовая модель управления ТОиР «Простоев.НЕТ» адаптируется в целевую модель процессов клиента, разрабатываются программы перехода от процессов «как есть» к целевым процессам. Business Studio содержит все указанные процессы.
4. Изменение организационной структуры управления ТОиР клиента под адаптированную модель.
Происходит анализ организационной структуры клиента, на основе процессов и функций целевой модели предлагается новая структура управления ТОиР. В Business Studio реализован иерархический справочник подразделений и должностей с возможностью представления в виде диаграммы.
5. Формирование регламентирующих документов.
Формируются положения об отделах, должностные инструкции, регламенты процессов и другие необходимые документы.
В Business Studio реализована опция пакетной выгрузки: автоматически выгружаются документы для выбранных объектов. Здесь стоит отметить, что выгрузка регламентирующих документов возможна на всех этапах, что может позволить провести постепенный переход на целевую модель, поэтапно в различных подразделениях либо с наращиванием количества ролей на одного сотрудника.
Продолжение читайте в следующей статье.
Журнал Prostoev.NET № 3(16) 2018
Докин А.Н., Ноздрин Д.А., ООО «Простоев.НЕТ»
