Опыт внедрения систем класса CAFM/CMMS
Современные здания оснащены сложными и дорогостоящими инженерными системами, существенно влияющими на жизнедеятельность и безопасность персонала, посетителей, арендаторов и жильцов здания.
Организация планового технического обслуживания и ремонтов (далее ТОиР) является одним из основных мероприятий по обеспечению исправности, безопасности инженерного оборудования и снижению эксплуатационных затрат.
В настоящей статье мы хотели бы изложить основные принципы организации планового ТОиР на основе опыта внедрений информационных систем класса CAFM/CMMS для коммерческой недвижимости.
Общие принципы организации ТОиР объектов недвижимости
В зависимости от функционального назначения здания и возраста здания организация плановых работ по ТОиР может существенно отличаться.
Например, ТОиР для обычных многоэтажных жилых зданий, современных бизнес-центров, многофункциональных комплексов или высотных зданий необходимо рассматривать отдельно ввиду существенно различных объектов обслуживания, стратегии и организации основных процессов.
Современные коммерческие здания имеют наиболее сложный и разнообразный состав инженерных систем, организация планового ТОиР которых является наиболее актуальной и интересной темой с точки зрения внедрения информационных систем.
Как правило, плановое ТОиР организационно планируется и выполняется для всего комплекса технических систем и архитектурно-строительных конструкций зданий, в состав которых входят следующие системы:
- Вентиляция и кондиционирование.
- Теплоснабжение, отопление.
- Холодоснабжение.
- Водоснабжение и канализация.
- Электроснабжение и освещение.
- Противопожарные системы (включая АПС, водяное пожаротушение, противодымные системы).
- Системы безопасности (включая видеонаблюдение, контроль доступа, охранную сигнализацию).
- Автоматизированная система управления зданием.
- Грузоподъемное, транспортное оборудование (лифты, эскалаторы, подъемники и т.п.).
- Инфраструктура (например, автоматические двери, кассы, офисная техника и т.д.).
- Архитектурно-строительные конструкции (включая внешнюю территорию, внутреннюю, кровлю, фасад и т.п.).
Для краткости терминологии данной статьи в дальнейшем этот перечень будем обозначать единым термином «инженерные системы», хотя это и не совсем корректно, с учетом наличия в составе архитектурно-строительных конструкций.
Однако в современных зданиях объем плановых работ, связанных с архитектурно-строительными конструкциями, существенно ниже по сравнению с прочими инженерными системами. Это особенно характерно для зданий возрастом до 5—10 лет.
Интересно отметить, что в РФ до сих пор отсутствует единая классификация инженерных систем и оборудования современных зданий, в том числе из области строительства, которую можно было использовать для организации эксплуатации.
На Западе существуют документы, помогающие классифицировать и описать соответствующие объекты с использованием готовых шаблонов.
Стратегия организации ТОиР
Любая организация мероприятий, в том числе и планового ТОиР, должна начинаться с определения стратегии с учетом всех заинтересованных сторон.
Как ни странно, даже для столь определенной области, как ТОиР в одном здании, цели и задачи могут быть различными для разных участников.
В типовой организационной структуре управления зданием, как правило, действуют следующие три основных участника процесса эксплуатации: собственник, управляющая компания, арендаторы.
Для собственника, например, с краткосрочной инвестиционной стратегией «построил-продал» (что не редкость для РФ), стратегия в области ТОиР заключается в формуле «минимум затрат» в ближайшей перспективе, при этом риски возрастающих операционных затрат и капитальных ремонтов в будущем для него не существенны.
Для управляющей компании плановое ТОиР является не основным видом деятельности, так как временной ресурс находится в области мелких ремонтных и прочих внеплановых работ по заявкам по факту обнаружения.
Долгосрочные работы этой стороне также не важны, поскольку контракт на управление, как правило, заключается на 1 год с неясными перспективами. В этой ситуации, например, наиболее заинтересованной стороной для качественной организации ТОиР являются арендаторы (или жильцы) здания.
Для целей определения стратегии необходимо рассматривать плановое ТОиР как часть комплекса из многочисленных видов деятельности управляющей компании, тесно переплетающихся между собой как на уровне общей стратегии, оперативной организации, так и ресурсов.
Один и тот же персонал может одновременно решать как задачи по переезду арендаторов, организации и выполнению капитального ремонта, замене лампочек, обеспечению коммунальными ресурсами, контролю работ с сервисными компаниями, так и задачи планового ТО.
Ресурсов на плановое ТОиР всегда не хватает.
Балансировка ресурсов между внеплановыми работами, плановым ТОиР, обслуживанием по состоянию, снижение составляющей «реактивных» (по факту неисправности) ремонтов и увеличение планово-предупредительного обслуживания и ремонтов — вот основные направления в стратегии организации процессов ТОиР здания.
Для решения этих задач в стратегическом плане важно четкое представление внутренней структуры и состава видов деятельности в области технической эксплуатации как на уровне руководящего, так и на уровне линейного технического персонала.
Ниже отображен перечень основных видов деятельности по технической эксплуатации зданий:
- Работы по текущей эксплуатации (включение/отключение, настройка, балансировка и т.п.).
- Мелкий ремонт, работы по заявкам.
- Обходы, осмотры (ежедневные, сезонные и т.п.).
- Основное ТО (периодическое, по состоянию).
- Крупные, капитальные ремонты, модернизации, реконструкции.
- Энергоменеджмент (учет показаний счетчиков, оптимизация энергопотребления).
В настоящей статье рассматриваются пункты 3 и 4, связанные с плановыми работами по техническому обслуживанию, составляющие, как правило, не менее 50% от всего объема работ по технической эксплуатации.
Следующий пункт стратегии — организация работ с подрядными компаниями. Для собственника это вечный выбор: управлять своими силами или привлекать профессиональную управляющую компанию (фасилитименеджмент).
Для управляющей стороны — это определение состава подрядных компаний, в некоторых случаях их число может быть более десятка.
В здании, как правило, можно четко выделить ряд инженерных систем, для планового обслуживания которых необходимо привлечение специализированных сервисных компаний: грузоподъемное оборудование, сложное оборудование систем автоматизации, безопасности, кондиционирования и т.д.
Решения по определению объема и состава подрядного сервиса существенно влияют на схему организации работ, стоимость эксплуатации.
К стратегии организации планового ТОиР рекомендуем отнести и определение ответственности в части инженерных систем, имеющих различных собственников.
В современных крупных коммерческих зданиях необходимо четко разграничивать зоны ответственности по балансовой принадлежности и, соответственно, эксплуатационной ответственности, с выделением характерных двух видов групп:
- Инженерные системы здания (так называемые центральные системы жизнеобеспечения).
- Оборудование арендаторов.
Часть распределительных систем при этом приходится буквально «пилить» на несколько частей между различными организациями. При этом на балансе арендаторов может находиться и часть оборудования центральных систем.
Можно себе представить сложность стратегического планирования ТОиР, например, для такой централизованной и технически «гомогенной» системы, как автоматическая пожарная сигнализация.
Итак, в организации планового ТОиР крайне важен стратегический подход. В европейских стандартах стратегический уровень является характерным признаком современной технологии управления — фасилити-менеджмента.
с основными атрибутами
Нормативные документы
Нормативное регулирование в РФ в части деятельности по разработке и актуализации документов по технической эксплуатации зданий пока ожидает, к сожалению, своих лучших времен.
Список документов совсем небольшой, часть документов имеет весьма общий характер, часть — просто устарела, часть используется только для определенных систем.
Система вентиляции и кондиционирования, например, до сих пор не имеет рабочего нормативного документа в области эксплуатации.
Государство рассчитывает на появление отраслевых нормативных документов на уровне организаций, например, профессиональных сообществ, крупных компаний.
Однако без государственной поддержки активность в этой области пока не наблюдается, отдельные документы не решают проблемы для всей области эксплуатации.
В качестве примера-исключения можно отметить НП «АВОК» (Некоммерческое партнерство инженеров по вентиляции, отоплению и кондиционированию, www.abok.ru), уже давно занимающееся нормотворческой деятельностью, в том числе в области эксплуатации зданий.
Помимо нормативных документов, к области регулирования относится и деятельность ряда надзорных органов в области противопожарной и промышленной безопасности, охраны труда, службы экологического контроля.
Стратегия организации планового ТОиР должна предусматривать факторы влияния деятельности этих органов, например, периодический мониторинг их нормативной деятельности, учет вероятности плановых и внеплановых проверок, риски штрафов и т.п.
Все оборудование и соответствующие виды планового ТОиР подлежащих нормативному регулированию и деятельности надзорных органов и организаций должны отдельно рассматриваться при планировании и отмечаться в системе управления ТОиР.
Учет возраста здания, срок службы основных инженерных систем и конструкций здания, безусловно, относится к задачам стратегического уровня. Однако для коммерческих зданий в РФ эта тема еще не настолько актуальна, так как строительство современных коммерческих зданий в РФ началось с середины 2000-х годов, и возраст зданий пока еще относительно далек от критических значений.
Перечень документов, используемых в области ТОиР зданий
- Федеральный закон Российской Федерации от 30 декабря 2009 г. №384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений».
- Ведомственные строительные нормы ВСН 58-88 (р) «Положение об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания зданий, объектов коммунального и социальнокультурного назначения» (утв. Приказом Госкомархитектуры РФ при Госстрое СССР от 23.11.1988 г. №312).
- Правила противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. №390).
- Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей (утв. Приказом Минэнерго РФ от 13 января 2003 г. №6).
- Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок (утв. Приказом Минэнерго РФ от 24 марта 2003 года №115).
- Технический регламент «О безопасности лифтов» (утв. Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2009 г. №782).
Дополнительно отметим важность этапов, предшествующих определению стратегии и организации планового ТОиР.
Это этапы строительства, обследования зданий. Для новых зданий именно информация с этапа строительства должна служить основой для ключевых параметров планирования дальнейших работ по поддержанию.
Например, с учетом качества проектирования и строительства, которые в нашей стране часто оставляют желать лучшего, в первые годы эксплуатации управляющие компании почти весь временной ресурс могут затратить на исправление дефектов, устранение неисправностей, при этом не выполняя и части планового ТОиР.
Часто возникает ситуация с началом работы в здании управляющей компании не с этапа строительства, например, а при смене управляющей компании (не редкость). В этом случае проведение первичного технического аудита или обследования является обязательным этапом перед определением стратегии.
Как пример характерной особенности стратегии эксплуатации зданий в развитых странах отметим такие факторы, как общую экологию зданий (например, в части эмиссии СО2, минимизации отходов, энергосберегающих технологий) с сертификацией «зеленых зданий» (стандарты BREEAM, LEED) и стратегию «устойчивого» развития зданий.
В заключение подчеркнем, что деятельность планового ТОиР не должна ограничиваться только формальной задачей обеспечения исправности инженерного оборудования. В зданиях живут и работают люди, комфорт и безопасность которых являются ключевыми задачами. Нередко приходится решать компромиссные задачи, выходящие за рамки стратегии и более подходящие для области управления рисками.
Состав, структура инженерного оборудования
От стратегии переходим к задачам оперативной подготовки и организации планового ТОиР как этапа проекта внедрения информационных систем типа CAFM/CMMS.
CMMS (Computerized Maintenance Management System) — автоматизированные системы планирования ТОиР. Данный класс АСУ позволяет автоматизировать наиболее типовые задачи, связанные с планированием и внедрением работ по ТОиР технологических систем и оборудования.
CAFM Computer Aided Facility Management (информационная система управления фасилитименеджмент) — компьютерные средства автоматизации управления инфраструктурой недвижимости, которые включают создание и использование ИТ-систем в антропогенной среде. Типичные CAFM-системы представляются как сочетание CAD и/или программного обеспечения РСУБД со специфическими возможностями управления информацией об объектах недвижимости.
Одной из первоочередных и ключевых задач является подготовка полного, достоверного перечня инженерного оборудования как основы для дальнейшего планирования ТОиР.
Качественное решение этой задачи особенно важно для внедрения информационных систем планового ТОиР. Если бумажный график планового ТО «стерпит» неточности в составе оборудования, то автоматизированная система управления плановыми заданиями может быть полностью неработоспособной из-за проблем с исходным списком оборудования.
Состав основных данных в списке оборудования должен включать в себя, как минимум, около десятка атрибутов оборудования (например, наименование, тип/модель, количество, обозначение и т.п.), определяющих технические, эксплуатационные, пространственные, сервисные и прочие характеристики, особенно важные для планирования ТОиР.
При внедрении нужно определить состав таких приоритетных атрибутов, наиболее необходимых для основных задач планового ТОиР, прочие атрибуты могут быть уточнены позже в процессе эксплуатации.
Такой подход позволит сократить трудозатратный процесс сбора исходных данных и быстрее решить основные задачи внедрения.
Однако далеко не все эти данные имеются в доступном и достоверном виде (даже в случае наличия полного комплекта исполнительной и эксплуатационной документации в здании).
Как правило, для подготовки существенной части этих сведений требуется проведение специальных этапов по анализу и сбору исходных данных. Часть этих работ может выполняться самостоятельно сотрудниками эксплуатационных подразделений/компаний, часть — только квалифицированными специалистами в области организации ТОиР и внедрения информационных систем.
Важно использовать все имеющиеся источники данных, которые могут содержать различную взаимодополняющую информацию по составу оборудования.
К таким источникам данных относятся рабочая и исполнительная документация в виде спецификаций, однолинейных схем, имеющиеся планы ТОиР, приложения к договорам на сервисное обслуживание и устная информация от сотрудников технических служб.
Следующей задачей при подготовке списка оборудования является его структуризация. Список должен поддерживать несколько типов структур: по функциональным системам/подсистемам, по месту расположения (здание/этаж/помещение) и по группам для планирования ТОиР.
Структуризация необходима для быстрого поиска оборудования и удобного планирования в системе. Каждый тип структуры должен наглядно отображаться в системе в виде соответствующих иерархий и справочников.
Одновременно с задачей структуризации решается одна из ключевых задач по определению уровня детализации списка оборудования.
Большое количество проектов по внедрению систем ТОиР не было успешно реализовано именно по причине либо некорректных требований по детализации, либо отсутствия грамотного планирования решения этой задачи.
Масса времени уходит на описание, фактическую паспортизацию и инвентаризацию всех агрегатов и узлов, при этом упускаются ключевые потребности задачи планового ТОиР.
На примере зданий, например, типовым является вопрос, описывать ли каждый светильник, кондиционер, насос, либо создавать группы оборудования, объединенного по одному типу.
Уровень детализации должен определяться для каждого типа оборудования отдельно в зависимости от нескольких факторов, влияющих на организацию планового ТОиР.
Например, если имеется группа насосов одного типа, установленных в одном помещении, работающих в одном режиме по одному контуру и обслуживаемых в одну смену, имеет смысл описать группу насосов, указав их количество.
Обратный пример может быть рассмотрен на примере крышных вытяжных вентиляторов, расположенных в разных местах, разного типа и работающих в разных режимах. Для такого оборудования имеет смысл создать отдельные позиции на каждый вентилятор с возможностью индивидуального планирования ТОиР.
При подготовке списка оборудования важно определить эксплуатационную ответственность по каждой позиции, отвечающую на вопрос «кто ответственный за организацию и контроль исправного состояния данного оборудования?».
При этом уровень ответственности должен определяться на нескольких уровнях: компания, подразделение, персонал. Определение ответственности должно далее использоваться при распределении ответственности по индивидуальным плановым заданиям.
Ответственность по оборудованию зданий является, как правило, типовой задачей при условии четкой структуризации оборудования по системам/подсистемам (см. выше).
Одной из финальных задач является определение приоритетов по каждой позиции из списка оборудования. Приоритеты как атрибут оборудования необходимы для выявления первоочередных задач и планирования выполнения работ на основе потока плановых или ремонтных заданий.
Представьте себе ежедневный поток внеплановых заявок и плановых заданий в количестве несколько десятков за один день на одного ответственного специалиста, и исходная задача по определению приоритетов будет очевидна.
Для этой задачи необходимо предварительно разработать систему приоритетов, как правило, включающую от трех до пяти уровней приоритетов.
Наиболее высокий приоритет имеет оборудование, важное для безопасности людей, далее оборудование с влиянием на основной бизнес, и т.д. Как правило, данные приоритеты используются совместно с другими функциональными приоритетами, например, приоритет по виду работ, по важности клиента…
На основе этих составляющих автоматически формируется итоговый приоритет для планирования и организации работ. При разработке приоритетов важно принимать решения совместно с ключевыми заказчиками.
Необходимо не забыть распределить оборудование по балансовой ответственности, то есть идентифицировать собственника оборудования. Это может быть собственник здания либо, как правило, крупные арендаторы.
Итоговый список должен отображать всю структуру оборудования вне зависимости от собственников, так как практически все оборудование входит в состав единых инженерных систем и должно обслуживаться на основе единой стратегии и плана ТОиР.
В этом разделе мы отметили основные задачи при подготовке списка оборудования для планового ТОиР как основы для последующей разработки графика плановых работ.
В заключение
Опишем кейс по реализации указанных этапов на примере типового проекта нашей компании.
Исходный объект: г. Москва, здание бизнес-центра класса «А», общая площадь 80 тыс. кв. м, три корпуса. Год постройки: 2005.
Арендаторы: крупные, статусные международные компании. Сложная, качественная инфраструктура и централизованные инженерные системы.
Заказчик, девелопер/инвестор: международная компания.
Функции: коммерческое управление зданием (аренда, безопасность).
Управляющая компания: область фасилитименеджмента, техническая и инфраструктурная эксплуатация (клининг).
Краткие характеристики и результаты проекта внедрения системы класса CAFM/CMMS
- Инициатором и заказчиком являлся владелец недвижимости, стандарты управления которого предусматривали использование информационной системы для технической эксплуатации.
- Исполнитель: компания-поставщик ПО, включая комплекс работ по внедрению.
- При этом основными пользователями является персонал внешней управляющей компании, который использует систему в качестве главного инструмента организации, контроля своей деятельности.
- В части управления заявками через модуль Web Service Desk пользователями системы являются арендаторы здания, самостоятельно регистрирующие и контролирующие выполнение своих заявок.
- Количество рабочих мест: 3 (конкурентные лицензии). Доступ к системе организован внутри корпоративной сети для всех корпусов и по сети Интернет для арендаторов.
- Заказчик системы использует функции контроля, отчетности в системе.
- Проект предусматривал две основные функциональные области: плановое ТОиР и область управления заявками, внеплановыми работами.
- Исходное состояние организации основных процессов: типовое для рынка управления в г. Москве. Бумажный учет заявок, бумажный план-график. Три диспетчерских по трем корпусам со слабым взаимодействием по цепочке «заказчик-диспетчеры-инженеры-администраторы».
Срок реализации проекта: 3 месяца.
Основные этапы: сбор, обработка исходных данных, создание первичной информационной базы данных (помещения, оборудование, планграфик ТО, персонал, контрагенты), настройка, конфигурирование системы, обучение, техническая поддержка.
Результаты проекта
- Создана первичная информационная база данных по зданию: реестр помещений/площадей (около 300 позиций), реестр инженерного оборудования (около 1700 позиций). Разработан план-график ТО с планированием на каждый месяц по каждой позиции реестра оборудования и формированием плановых заданий по каждой группе персонала/оборудования;
- Внедрена централизованная система управления заявками на основе модуля Web Service Desk (ежедневный поток заявок от внутреннего и внешнего персонала — 30—40 заявок). Вместо трех разрозненных диспетчерских реализована централизованная диспетчеризация заявок. Существенно сокращено время обработки и реализации заявок, реализована нарядная система, реализован контроль основных временных параметров (время реакции и выполнения), создана прозрачная обратная связь между арендаторами и исполнителем, обеспечена оперативная система отчетности, анализа и статистики по заявкам;
- Реализована задача учета и администрирования крупных ремонтных и прочих дополнительных работ, требующих дополнительных ресурсов;
- Реализована централизованная система организации оперативного планирования и контроля планового ТО на основе автоматизированных плановых заданий (около 300 заданий ежемесячно по 10 инженерным системам). В том числе с использованием нарядной системы. Обеспечена система оперативного контроля ключевых показателей по плановому ТО на основе расчета количества и статуса выполнения индивидуальных плановых заданий за текущий месяц;
- Инициирована и частично реализована система учета материальных ресурсов (ЗиП, расходные материалы).
Задача приостановлена по инициативе заказчика из-за открытых вопросов в части организационных процедур (смена управляющей компании и др.).
В качестве характерного результата отметим преимущества, которые обеспечила система в непростое время при смене собственника и управляющей компании здания.
Несмотря на практически полную смену в течение 1—2 месяцев управляющего и технического персонала, система позволила обеспечить бесперебойное обслуживание инженерных систем и работу с арендаторами.
Новый собственник получил достоверную, прозрачную информацию по зданию, историю работ, неисправностей и инструмент для организации работ.
Для запуска в работу с новой управляющей организацией не потребовалось проводить дополнительное обучение или существенную перенастройку процессов.
Журнал Prostoev.NET № 1(2) 2015
Виктор Ильин, исполнительный директор ООО «Лой энд Хутц Рус»
