Все производственные организации имеют склад запасных частей для ТОиР, и большинство из них используют компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием (CMMS) в качестве инструмента для поддержки функции технического обслуживания. В этой статье основное внимание будет направлено на интеграцию между модулями CMMS, которые обслуживают ТОиР, а также преимущественно порядок работ, инвентаризацию и закупки.
Но сначала необходимо подчеркнуть некоторые важные факты:
- запчасти для ТОиР предназначены для поддержки функций технического обслуживания. Если оборудование, подлежащее техническому обслуживанию, отсутствует, то запчасти для ТОиР и все манипуляции с ними не требуются. Нет необходимости хранить у себя запасную покрышку, если у вас нет машины;
- CMMS по определению является системой управления техническим обслуживанием, и, соответственно, все модули в системе должны быть мобилизованы для обслуживания и поддержки процесса технического обслуживания. В этом плане решающее значение имеет модуль инвентаризации/закупок;
- в организациях по техническому обслуживанию основное внимание должно уделяться управлению материальными ресурсами, а не инвентарному контролю и управлению складом, разница должна быть очевидной.
Высокое качество обслуживания
Высокое качество технического обслуживания может быть определено как достижение на уровне производительности, продемонстрированное ведущей организацией в данной отрасли как «лучшее в своей категории». Другими словами, «эффективное и действенное техобслуживание без потерь» или просто «исключение излишних потерь из процесса ТО».
Преимуществами ликвидации потерь являются эффективные функции и высокие ключевые показатели эффективности, соответствующие результатам деятельности ведущих компаний.
Какие потери необходимо ликвидировать?
Материальные потери, влияющие на эффективность технического обслуживания, могут привести к потере времени, а затем и к затратам. Главным негативным фактором, который может нарушить всю систему действий по техобслуживанию, является отсутствие особо важного элемента на складе.
Израсходование запасов влечет за собой:
- увеличение времени простоя оборудования;
- затраты, связанные с остановкой производства;
- затраты на неиспользуемую рабочую силу;
- дополнительные расходы на ускорение экстренных заказов для восполнения дефицита запасов;
- вероятные дополнительные затраты на необходимые запчасти из-за завышенной стоимости;
- затраты на перерывы в графике технического обслуживания;
- требования обеспечения безопасности для некоторых видов оборудования.
Прочие потери, связанные с запчастями, которые влияют на эффективность техобслуживания:
- неправильная идентификация, закупка продукции или планирование;
- неверный подбор запчастей персоналом магазина;
- время, потраченное на поиск альтернативной запчасти;
- время, потраченное на поиск запчастей в магазинах;
- дополнительная стоимость хранения при профиците товарно-материальных запасов.
Вышеперечисленные препятствия затрудняют четкое планирование технического обслуживания и разработку стратегии планирования, что приводит к снижению загрузки работников и уменьшению чистого времени ремонта. Низкая производительность и высокая стоимость – два злейших врага высококачественного техобслуживания.
Баланс различных точек зрения
Существует две разные точки зрения, если смотреть на запчасти для ТОиР с позиции партнеров. Группа технического обслуживания рассматривает запчасти как средство, позволяющее им выполнять свою работу в установленные сроки и в соответствии с графиком. Нужная запасная часть требуется им сейчас или тогда, когда необходимо выполнить работу. Группа по инвентаризации отвечает за использование, количество запасов, расчеты и заказы. Эти две позиции не противоречат друг другу, а объединяются воедино благодаря одинаковой конечной цели создания баланса между инвентарной стоимостью и уровнем обслуживания клиентов без какого-либо негативного воздействия на надежность активов.
CMMS и ваши три «правильности»
Можно ли использовать CMMS в целях ликвидации или, по крайней мере, сокращения вышеуказанных затрат и создания необходимого баланса? Ответ — конечно да, если обратиться к традиционному определению функции запчастей для ТОиР: «Обеспечивать техническое обслуживание в аспекте предоставления правильной детали в правильном количестве в правильное время».
Выражаясь математическим языком, правильная деталь — это функция точной спецификации материалов оборудования, истории использования оборудования и истории отказов. Правильное количество — это функция критичности оборудования и запчастей, исторически сложившихся объемов использования, расхода и времени изготовления. Правильное время — это функция проактивной среды технического обслуживания с хорошо продуманным и реализованным процессом планирования и составления расписания, с учетом фактора времени ожидания от поставщика.
Все эти факторы, влияющие на вышеуказанные три «правильности», могут быть легко выделены из успешно внедренной системы CMMS.
Жизненный цикл CMMS состоит из пяти основных этапов: выбор, внедрение, обучение, использование и постоянное совершенствование, что гарантирует получение ожидаемых результатов от системы в течение всего срока службы.
Жизненный цикл любой системы CMMS начинается с процесса выбора, хотя многие предпочитают начинать его с этапа внедрения. Однако выбор системы является лучшей отправной точкой, так как оказывает значительное влияние на другие фазы жизненного цикла.
CMMS для эффективного управления резервом запчастей для ТОиР при предстоящем ТО
Выбор. Существует множество факторов, которые определяют выбор CMMS в соответствии с вашими потребностями и особенностями других системных функций.
Крайне важно, чтобы в состав отборочной комиссии входили представители всех отделов, которые будут применять эту систему. Хотя группы технического обслуживания и руководят процессом, ТО является решающим фактором и для других видов деятельности, поэтому присутствие представителей всех отделов обязательно. Комитет должен состоять из сотрудников, ответственных за склад, снабжение, информационные технологии, финансы и техническое обслуживание.
Особенности, обусловленные видом материалов и возможностями CMMS, могут быть разделены на две категории с точки зрения функций, выполняемых пользователем.
Требования к функционалу от группы по инвентаризации/закупкам
- Система будет уведомлять пользователя, когда количество запасов в наличии уменьшается до минимального уровня.
- Сохраняет информацию о местоположении склада и складских запасов (в наличии, в резерве, заказан, максимум/минимум и т.д.).
- Определяемый пользователем метод отслеживания стоимости товаров в соответствии с бухгалтерской системой компании.
- Поддержка системы управления запасами с несколькими складами.
- Заявка на закупку подается, когда товары достигают точки повторного заказа.
- Критерии для управления поставщиками:
– возможность интеграции с собственной системой закупок поставщика;
– связь между поставщиком и запчастями (запчасти поставщика и поставщики запчастей);
– критерии для оценки поставщика (объем закупок, сроки поставки, задержки, аккуратность отгрузки, повреждение товара, точность выставления счетов и т.д.). - Возможность выполнения различных типов анализа материалов (ABC, XYZ и т.д.).
- Поддержка процесса физического подсчета материальных ценностей.
- Определение условий хранения запасных частей.
- Отслеживание истории жизненного цикла продукции от момента создания до утилизации.
- Расширенные возможности поиска и сортировки.
Требования к функционалу от группы техобслуживания
- Предоставляется спецификация материалов по каждому активу оборудования и наоборот (где используется).
- Возможность сравнительного поиска любых запчастей для замены уже имеющихся в наличии.
- Определение степени критичности для каждой запчасти.
- Возможность прогнозирования потребности в материалах для профилактического техобслуживания на любой установленный период времени.
- Возможность отслеживать запланированные и фактические затраты на материалы по каждому заказу на выполнение работ.
- Возможность отслеживать историю расхода материалов и затраты на все оборудование.
- Возможность уведомлять пользователя о том, что скорость расхода определенной позиции значительно превышает темп за предыдущие периоды.
- Возможность резервирования запланированных материалов утвержденных заказов на выполнение работ.
- Возможность уведомления планировщика о получении необходимой по плану детали.
- Возможность отслеживать заявки, заказы на поставку и квитанции по всем позициям.
- Возможность заказа не со склада.
- Возможность отмечать и сообщать обо всех заказах на поставку материалов в режиме ожидания.
- Связь видов отказа оборудования с используемыми деталями.
- Предоставление полных технических данных о складских запасах.
- Возможность составлять отчеты по различным ключевым показателям эффективности для всех функций.
Конечным критерием выбора является наличие полностью интегрированной с функцией технического обслуживания системы управления запасами и закупками.
Внедрение. Одной из наиболее важных связей между заказом на техническое обслуживание и модулем инвентаризации является составление ведомости материалов (BM). Ведомость представляет собой перечень частей и компонентов, составляющих определенный актив. Она должна точно описывать все активы; критически важные активы должны быть описаны в BM наиболее полно. Все критически важные позиции должны быть указаны в ведомости. Составление спецификации для любого актива связано со вводом актива в эксплуатацию в режиме «финиш —финиш», при этом откладывать этот учет после ввода актива в эксплуатацию оснований нет. При составлении спецификаций на строительные материалы следует помнить, что они являются основным источником информации о потребностях в материалах для планирования заказов на техническое обслуживание. Планировщик будет обращаться к этим спискам, чтобы правильно наметить работу и определить потребности в запасных частях. Ведомость материалов и ее обратная версия (где применимо) тесно связаны с оборудованием и будут необходимы при любых изменениях в конструкции, выводе из эксплуатации или соответствующих исследованиях надежности.
Обучение. В качестве ключевого этапа жизненного цикла CMMS рекомендуется проводить общее обучение сотрудников из разных сфер, занимающихся техническим обслуживанием, хранением и закупками, по определенным темам. Отдельный учебный курс для каждого отдела способствует лишь созданию изолированной рабочей среды. Группы, ответственные за техническое обслуживание и хранение, должны иметь одинаковое понимание, видение и интерпретацию общих тем, чтобы после обучения они шли вместе в одном и том же направлении, не пересекаясь. Обучение должно давать понятие не только о том, как функционирует система, но и почему. Занятия должны быть образовательными и мотивировать на мозговой штурм по философии интегрированных модулей.
Как показано на графике жизненного цикла на рисунке 1, обучение является связующим звеном между внедрением и применением. Отсутствие конструктивного обучения негативно скажется на качестве применения и, как следствие, приведет к скорому окончанию срока службы.
Применение. Вышеуказанные три этапа жизненного цикла CMMS можно рассматривать как инвестиции, в то время как применение – это окупаемость инвестиций (ROI). Большая сумма, вложенная в CMMS, окупается только при профессиональном использовании. Руководство и пользователи должны уделять основное внимание качеству и целостности данных. Качество данных зависит от полноты и точности, тогда как проблемой целостности данных является влияние некорректных данных в определенном модуле или их переноса в другие объединенные группы данных.
Цель состоит в том, чтобы повысить ценность данных, предоставляемых руководству для анализа и принятия решения. Первым действием является обеспечение того, чтобы НИКАКИЕ операции по техобслуживанию, снабжению или запасам не производились за рамками CMMS.
Путь к низкому качеству данных (этап использования)
Следующие действия снизят ценность получаемых вами данных, отчего ваши три «правильности» станут практически недосягаемыми:
- запросы на выполнение работ не поступают оперативно;
- рабочие заказы не закрываются оперативно;
- неиспользуемые материалы не возвращаются на склад;
- неотраженные запасы операторов;
- запасные части выдаются по общим заказам на выполнение работ;
- неясная политика передачи материалов;
- материалы резервируются только «на всякий случай»;
- некорректные даты транзакций;
- нет процедуры корректировки уровня запасов в режиме реального времени.
Постоянное совершенствование. Сюда входит дальнейшее обслуживание системы и ее непрерывная точная настройка на протяжении всего жизненного цикла CMMS. Чем внимательнее уход, тем дольше будет период безотказной работы.
Для обеспечения непрерывного совершенствования регулярно необходимо производить следующие действия:
- Поддерживать качество/целостность данных.
- Проводить переподготовку пользователей.
- Устанавливать обновления версий от производителя.
- Вносить улучшения в конфигурацию системы.
- Проводить опросы удовлетворенности потребителей (конечных пользователей).
- Регулярно проводить аудит данных.
- Любые изменения в данных CMMS об активах/запчастях должны быть санкционированы в рамках определенного процесса управления изменениями.
- Создать руководящий (контрольный) комитет для консультирования по вопросам использования системы.
- Применять систему поощрений и/или требований к пользователям передовой практикой CMMS.
Заключение
Для того чтобы модули материалов в CMMS эффективно служили функциям техобслуживания, они должны быть полностью интегрированы в систему заказов на выполнение работ. Проактивная среда технического обслуживания является ключевым фактором успеха для интеграции этих двух функций. Управление материалами не будет эффективным, если будет производиться «противопожарное обслуживание».
Отличную статистику по этому вопросу можно найти на сайте Reliabilityweb.com, 2011, в Исследовании передового опыта CMMS Стива Томаса и Терренса Оханлона. Обратитесь к этому исследованию для получения практических данных о том, как пользователи отвечают на различные запросы относительно жизненного цикла CMMS.
Журнал Prostoev.NET № 4(21) 2019
По материалам зарубежных публикаций
