Современная система организации управления запасами для задач ТОиР

Часть II. Категоризация ТМЦ для задач планирования работ по ТОиP.

В предыдущем номере журнала мы начали обсуждать вопросы, связанные с организацией процессов планирования и управления запасами ТМЦ в привязке к задачам ТОиР (Prostoev.NET №5, «Современная система организации управления запасами для задач ТОиР, или “Почему не завезли трубы?”». Часть 1). В частности, были рассмотрены основные способы планирования:

• метод планирования по точке дозаказа;
• метод планирования потребности в запчастях;
• метод планирования под заказ.

В идеале, каждая позиция ТМЦ, которая уже потреблялась в прошлом или планируется к потреблению в будущем, должна быть спланирована по одному из перечисленных методов. Но таких позиций даже на сравнительно небольшом предприятии может быть тысячи или даже десятки тысяч единиц. Очевидно, что необходимы механизмы распределения такой большой номенклатуры по отдельным группам, категориям. Теперь мы хотели бы продолжить тему и рассказать о таких механизмах категоризации ТМЦ.

---

Цели категоризации

Еще раз подчеркнем: одной из целей категоризации является привязка отдельных групп ТМЦ к разным способам их планирования. Традиционно мы обращаем внимание именно на плановость любой деятельности. С точки зрения ТМЦ определяющим должно быть наличие планов работ по ТОиР, и именно под эти планы снабжение обеспечивает наличие ТМЦ к определенному сроку. Очень часто эта связь нарушена, а иногда вообще отсутствует.
Еще одной целью категоризации является необходимость более экономично организовать логистику самого процесса закупки и хранения ТМЦ. Очень часто потребители ТМЦ (условно говоря, «ремонтники») вообще не задумываются о том, сколько стоит сам процесс снабжения. Этот процесс большинству представляется как «купил-привез-поставил». Если нам нужна деталь для своей личной машины, мы так обычно и делаем. Если представить себе промышленные масштабы, то процесс обеспечения ТМЦ гораздо сложнее, и стоимость хранения запасов может сравниваться со стоимостью этих запасов. Поэтому нужно разделять их на отдельные категории, и логистика будет связана с параметрами каждой категории.
Следующая цель категоризации — управление лимитами. Стоимость ТМЦ для некоторых работ может составлять существенную часть в себестоимости работ по ТОиР. Для крупного оборудования стоимость даже одной детали может достигать миллионов рублей, а иногда и евро или долларов. Внимание таким позициям нужно особое, и обычно существует отдельный процесс управления лимитом затрат на ТМЦ, за который отвечают руководители соответствующих служб. Чтобы управлять действительно критическими запасами, нужно их выделить в общей массе, для этого есть отдельные категории, о которых мы поговорим.
«Запасы» в запасах. Всем знакомы понятия «страховой запас» и «аварийный запас». Можно сказать, что это особая категория ТМЦ, которая хранится «внутри» основной номенклатуры и позволяет в какой-то степени обезопасить непрерывность производства в случае сбоя в поставке или непредвиденных отказов критичного оборудования.

ABC-категоризация

ABC-анализ — метод, позволяющий классифицировать запасы по степени их важности. В его основе лежит принцип Парето — 20% всех запасов дают 80% их стоимости. Суть метода АВС состоит в ранжировании в порядке убывания стоимости запасов.
ABC-анализ — анализ запасов путем деления на три категории:

• А — наиболее ценные, 80% стоимости;
• В — промежуточные, 15% стоимости;
• С — наименее ценные, 5% стоимости.

Конкретное значений процентов для такого разделения может изменяться с учетом специфики предприятия. Процесс этот итерационный. Т.е. сначала делается расчет с каким-то допущением, затем оценивается результат, и происходит корректировка.

Пример ранжирования по категориям ABC

ШАГ 5. Распределение номенклатуры по группам А, В, С
Собственно категоризация происходит автоматически при наличии заранее определенных пороговых процентов для разнесения по группам.

• Выбираются позиции, для которых доля нарастающим итогом ближе всего к 80%. Это нижняя граница группы A. Верхняя граница группы A — первая позиция в списке.
• Выбираются позиции, для которых доля нарастающим итогом ближе всего к 95% (80%+15%). Это нижняя граница группы B.
• Все, что ниже, — группа C.

Заметим, что метод разделения запасов на ABC-категории является одним из самых простых и может проводиться даже автоматически при наличии соответствующей информационной системы. Но при этом важно иметь в этой системе строго нормализованные записи о самих позициях, т.е. номенклатурный справочник позиций. Наиболее распространенной проблемой является низкое качество этого справочника в связи с тем, что позиции описывались без шаблонов и может быть много дублей.

XYZ-категоризация

XYZ-анализ позволяет произвести классификацию запасов в зависимости от характера их потребления.
В то время как ABC-анализ определяет стоимости запасов, XYZ-анализ может показать равномерность потребления запасов.

• Категория X — запасы характеризуются стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в их расходе и высокой точностью прогноза. Значение коэффициента вариации находится в интервале от 0 до 10%.
• Категория Y — запасы характеризуются известными тенденциями определения потребности в них (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования. Значение коэффициента вариации — от 10 до 25%.
• Категория Z — потребление запасов нерегулярно, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогнозирования невысокая. Значение коэффициента вариации — свыше 25%.

Вышеупомянутый коэффициент вариации позволяет преобразовать качественные оценки «часто и редко» в совершенно конкретную цифру, по которой можно очень быстро распределить любое количество запасов без экспертных оценок.
Формула расчета коэффициента вариации:

где:
uV — коэффициент вариации
σ — среднее квадратичное отклонение
x — среднее арифметическое отклонение
x_i — i-тое значение статистического ряда
n — количество значений в статическом ряде

В результате проведенного выше примера анализа все запчасти были разбиты на три группы:

• запчасти 4, 6, 9 — группа планирования по точке дозаказа;
• запчасти 2, 3, 7, 10 — группа планирования потребности в запчастях;
• запчасти 1, 5, 8 — группа планирования под заказ.

Пример проведения XYZ-анализа

ШАГ 1. Определение номенклатуры для анализа и выбор статистики потребления
Возьмем для примера статистику потребления неких условных запчастей за 6 месяцев.

ШАГ 2. Определение коэффициентов вариации
Расчет среднего арифметического отклонения по одной позиции.

Результаты расчетов по всем позициям.

Расчет среднего квадратичного отклонения по одной позиции.

Результаты расчетов по всем позициям.

Расчет коэффициента вариации по одной позиции.

Результаты расчета по всем позициям.

ШАГ 3. Распределение номенклатуры по группам X, Y, Z

• Выбираются позиции, для которых значение коэффициента вариации находится в интервале от 0 до 10%. Это группа — X.
• Выбираются позиции, для которых значение коэффициента вариации находится в интервале от 10 до 25%. Это группа — Y.
• Все позиции, где значение коэффициента вариации свыше 25%, — группа Z.

Кто и как часто должен проводить расчет и категоризацию запасов?

В заключение приведем свои рекомендации в ответ на этот вопрос.
На большинстве предприятий применяется годовой цикл планирования. Это означает, что раз в год все службы и отделы «напрягаются» и составляют планы на год, в том числе и по потребности в ТМЦ. В этом случае категоризация должна быть проведена непосредственно до начала процесса годового планирования. Еще лучшей практикой является ежеквартальный перерасчет категорий запасов для того, чтобы нивелировать возможные изменения внешней и внутренней ситуации.
Вопрос «кто должен проводить категоризацию?» сильно зависит от текущей организации как процессов планирования ТОиР, так и процессов снабжения, а также наличия необходимых исходных данных. Если данные есть и их достоверность высокая, то сами расчеты, как мы отмечали выше, могут быть сделаны автоматически. Но решение по этим расчетам все равно принимает человек. Мы рекомендуем делать такие расчеты и привязку к методам планирования совместно представителям отдела планирования ТОиР и структуры, которая организует процесс снабжения.

---

Журнал Prostoev.NET № 2(7) 2016
Автор: Дмитрий Скворцов, директор по развитию ООО «Простоев.НЕТ»