Реестр активов организации является фундаментом, на котором строятся информационные системы активов. Неустойчивый фундамент приводит в итоге к покосившемуся зданию. В нашей статье приведены пять практических советов, которые гарантируют, что ваш реестр активов достоин доверия.
Совет 1. Уясните для себя, для чего вам необходим реестр активов, для каких целей вы собираетесь его использовать
Мы часто недооцениваем значение реестра активов: ведь большинство организаций уже имеют хоть какой-нибудь. Но пока вы четко не поймете, для чего собираетесь его использовать, существует риск, что разрабатываемый реестр активов не будет отвечать вашим требованиям.
Реестр активов крайне важен для многих сотрудников и отделов вашей организации; используется он для множества целей.
Бухгалтерам и аудиторам реестр активов требуется для правильного расчета бухгалтерского баланса организации, чтобы бухгалтерские ведомости отвечали нуждам инвесторов и обязательным требованиям внешних регулирующих органов (таких как налоговая служба, например). Также реестр активов необходим бухгалтерам для того, чтобы они могли применять соответствующие амортизационные отчисления к принадлежащим организации активам. Бухгалтерии также может потребоваться реестр активов для выставления страховых или гарантийных претензий в случае выхода из строя или повреждения оборудования.
Контролирующим/регулирующим органам может потребоваться реестр активов, чтобы они могли идентифицировать оборудование, требующее обязательного технического обслуживания, а также убедиться, что на этом оборудовании это техническое обслуживание было выполнено.
Персоналу, ответственному за техническое обслуживание и ремонт оборудования, требуется реестр активов, чтобы эффективно планировать и создавать графики необходимых воздействий по техническому обслуживанию оборудования, а также фиксировать выполненные воздействия (работы).
Инженерам по надежности и техническому обслуживанию реестр требуется для идентификации активов, не соответствующих заявленным характеристикам, неэффективных; которые могут требовать действий по совершенствованию их надежности — или даже замены.
Производственному и ремонтному персоналу реестр активов необходим для того, чтобы они могли легко идентифицировать оборудование по названию или номеру, информировать о требованиях по эксплуатации и техническому обслуживанию и ремонту оборудования рационально и эффективно.
Как видите, существует немало заинтересованных в реестре активов сторон. И потому важно при его разработке учитывать их различные требования. Преимущества точного и полезного реестра активов включают:
- обеспечение соответствия требованиям финансовых, экологических и иных регулирующих органов;
- предотвращение мошенничества — эффективный реестр активов позволяет вам легче выявлять активы, которые были утеряны или украдены;
- снижение затрат — логичный, хорошо организованный реестр активов помогает выявить и осуществить
- действия по совершенствованию операционных показателей.
Совет 2. Постройте логически обоснованную иерархию активов
Одним из ключевых факторов для значительного облегчения сотрудникам эксплуатационных и ремонтных служб работы с реестром активов будет создание формализованной, соответствующей правилам иерархии активов. Вот только несколько преимуществ такого подхода:
- возможность углубиться в иерархию для поиска актива в реестре в случае, когда вы не знаете ни наименования, ни номера актива;
- возможности группировать активы, принадлежащие взаимосвязанным системам, — что упрощает определение значения актива для всей системы; архивировать систему (когда она продана или списана и демонтирована); определить взаимосвязанное оборудование при планировании остановов для технического обслуживания и/или ремонта.
Наиболее распространенным для построения структуры иерархии является способ «сверху вниз». Международный стандарт сбора и обмена данными надежности и технического обслуживания оборудования ISO 14224 предлагает структуру иерархии, показанную на рисунке 1. Стандарт предоставляет определения для каждого уровня в этой иерархии, а также примеры для иллюстрации этих определений в нефтегазовой промышленности.
Некоторые тонкости, связанные с созданием иерархии, возможно, не видны на рисунке или не обсуждаются явно в стандарте ISO 14224. Например, если вы рассматриваете насосный агрегат (который, например, состоит из насоса и электрического мотора), должны ли вы рассматривать насосный агрегат на одном уровне иерархии, а мотор и насос на дочернем по отношению к агрегату уровне иерархии? И что насчет всасывающего и разгрузочного клапана — где в иерархии они должны находиться? Они должны быть дочерними по отношению к насосу или должны быть связаны с трубопроводной обвязкой? На эти вопросы нет единого правильного ответа, но важно то, что вы их все рассмотрели; и любое решение, к которому вы в итоге придете, затем должно последовательно применяться ко всему вашему оборудованию. В противном случае это приведет к путанице и взаимонепониманию между вашими производственниками, ремонтниками и операторами оборудования.
Совет 3. Создавайте структурированные, легкие для понимания соглашения об именовании и нумерации (кодировке) активов
Другой актуальный вопрос — как вы будете именовать и нумеровать ваши активы. Наименования и номера (коды) активов должны быть легкими для понимания, с тем чтобы оборудование могло быть легко идентифицировано, а имена и номера (коды) легко запоминались. Хотя и можно будет идентифицировать оборудование в вашей CMMS, EAM или ERP системе и без системы логического кодирования (именования), но если вы все же построили иерархию правильно в соответствии с советом №2, вам будет гораздо легче во всех отношениях, если вы помните наименование и/или номер оборудования, и не потребуется просматривать все иерархию сверху вниз для того, чтобы найти нужное оборудование или компонент.
Большинство CMMS/ERP систем автоматически добавляют номер оборудования как уникальный идентификатор в тот момент, когда оборудование добавляется в реестр; но это почти наверняка будет просто последовательный номер, совершенно непонятный пользователю системы. Будет значительно лучше, если вы настроите систему структурированной нумерации или кодировки — которая, возможно, будет согласована с вашей созданной иерархией. Возможная система нумерации/кодировки могла бы выглядеть следующим образом:
AAA-BBB-CCC-000-DDD
Где:
- ААА — буквенно-цифровой код из 3 символов, определяющий комплект оборудования (equipment unit). Например, линия: ПР1 — переработка руды 1.
- BBB — буквенно-цифровой код из 3 символов, определяющий блок оборудования или линии (subunit). Например, ДР1 — дробилка 1.
- CCC — буквенно-цифровой код из 3 символов, определяющий обслуживаемую позицию (maintainable item). Например, СМ1 — система смазки 1.
- DDD — буквенно-цифровой код из 3 символов, определяющий компонент (component). Элемент блока оборудования или линии, например, ДД1 — датчик давления 1.
Очевидно, что это всего лишь предположение, а количество уровней в структуре кодировки (нумерации) оборудования и количество символов на каждом уровне могут (и, вероятно, должны) меняться в соответствии с конкретными потребностями каждой промышленной площадки/организации. Тем не менее система нумерации и используемые коды должны быть единообразными и согласованными в пределах каждой промышленной площадки. Согласованность и единообразие имеют жизненно важное значение. Также помогает быть последовательным и единообразным наличие идентичных единиц в ряду оборудования (например, в ряду/батарее насосов). Попытайтесь сделать так, чтобы номера увеличивались при движении с севера на юг (или с востока на запад), например, для всех рядов оборудования.
Соглашения об именовании должны быть согласованы аналогичным образом. Например, есть ли разница между резервуаром, сосудом или емкостью? Если разница есть, то убедитесь, что все знают, когда какой именно термин использовать. Если нет, тогда будет гораздо проще использовать только одно стандартное наименование.
Последовательность и логичность также важны при рассмотрении вопроса о согласовании с другими документами и чертежами, которые могут существовать для оборудования. Например, если ваши технологические схемы содержат номера оборудования и названия, то они должны быть идентичными в вашей системе CMMS/ERP для того, чтобы избежать возможной путаницы. Следовательно, для новых установок и оборудования имеет смысл согласовывать соглашение о названиях и нумерации с вашей командой конструкторов проекта до того, как они приступят к проектированию завода.
Совет 4. Понять и определить разницу между местоположениями, оборудованием и компонентами
CMMS и ERP системы часто дифференцируют местоположения (locations), оборудование (equipment) и компоненты (components), даже если они могут относиться к активам на разных уровнях иерархии оборудования.
Чтобы понять разницу между местоположением (в некоторых системах используют термин технические места — functional locations, например, в SAP) и оборудованием, рассмотрите ситуацию на электростанции, где у вас может быть несколько одинаковых котлоагрегатов и несколько одинаковых питательных насосов котлоагрегата. Первому питательному насосу может быть назначен код актива BLR1-BFP-001 (Boiler 1 — Boiler Feed Pump — 001 или котлоагрегат 1 — питательный насос — 001). Однако насос, который занимает это местоположение, может быть демонтирован (и заменен ротационным запасным), затем пройти капитальный ремонт и возвратиться на склад. И после следующей выдачи со склада он может быть установлен в иное местоположение (например, на котлоагрегат 2 — BLR2-BFP-002). В данной ситуации BLR1-BFP-001 и BLR1-BFP-001 являются местоположениями. Если все, что вы хотите сделать, это записать данные (например, затраты и действия по техническому обслуживанию) для местоположения, тогда вы можете смело использовать для этого код местоположения. Однако если вы хотите записать эти данные также для каждой физической позиции (в данном случае насоса) независимо от местоположения установки, тогда вам также потребуется создать отдельную схему именования и нумерации оборудования, а также местоположений. Ваша CMMS/EAM/ERP система также должна быть способна управлять этими данными и позволять вам устанавливать (монтировать) и удалять (осуществлять демонтаж) определенные позиции оборудования в заданных местоположениях.
Таким образом, одним из ключевых решений, которое вам необходимо принять — хотите ли вы регистрировать затраты и деятельность и для оборудования и местоположения — и если да, то какое оборудование и местоположение вы хотите создать для этого. Понятно, что имеет смысл делать это только для оборудования, которое может перемещаться из одного местоположения в другое, а также для критичного или дорогостоящего оборудования, где, например, может потребоваться принятие решений «ремонтировать или заменить» для конкретных позиций оборудования.
Компоненты (узлы) и детали (запасные части) находятся внизу иерархии, и обычно для них регистрируется меньше данных. Действительно, как правило, невозможно назначить рабочее задание ТОиР компоненту или детали, но определение того, что такое компонент или деталь, часто является произвольным.
Существуют определенные преимущества в ограничении количества активов, которые вы классифицируете как оборудование:
- это делает реестр более компактным,
- легче навигация по реестру активов,
- как правило, легче найти актив в иерархии,
- это, скорее всего, приведет к тому, что данные рабочего задания будут записаны для соответствующего актива в иерархии, и
- становится проще задача ведения и обновления реестра активов при изменении компоновки оборудования.
Однако если вы не создаете все активы как отдельные позиции реестра, то это затрудняет сбор и анализ данных для этих активов. Поэтому вам необходимо тщательно рассмотреть, какой уровень детализации вам требуется, и установить четкие правила для принятия решений о необходимости регистрации какой-либо позиции в качестве отдельного актива в реестре.
Что необходимо рассмотреть при создании этих правил?
Нормы амортизации — для целей учета позиции с различными нормами амортизации должны регистрироваться в реестре активов отдельными позициями. В противном случае расчеты амортизации становятся более сложными, чем они должны быть.
Законодательные/нормативные требования — существует ли требование наличия возможности легко отслеживать выполнение обязательных проверок или технического обслуживания определенного актива? Если это так, то, возможно, будет проще для целей отчетности включить в реестр активов позиции, подлежащие обязательному (нормативному) обслуживанию в качестве отдельных активов.
Критичность актива — каково влияние отказа актива на вашу организацию? Если последствия событий отказов определенного актива существенны, и, следовательно, эти события необходимо тщательно отслеживать, анализировать и минимизировать, тогда было бы лучше создать этот актив как отдельную позицию в вашем реестре активов.
Затраты — позиция очень дорога в плане покупки и технического. обслуживания? Эффективное управление затратами обычно требует, чтобы все эти активы создавались как отдельные позиции в вашем реестре активов.
Гарантия — позиции, для которых вы хотите отдельно отслеживать информацию по гарантии (с тем чтобы иметь возможность предъявить претензии по гарантии в случае преждевременного отказа), скорее всего, лучше создавать как отдельные позиции вашего реестра активов.
Однако в принципе старайтесь минимизировать (в рамках указанных выше ограничений) количество активов, создаваемых в реестре. Это облегчает управление реестром активов, а также ведет к получению более точной информации для анализа и принятия решений. Одна из ловушек, в которые, по нашим наблюдениям, попадают некоторые организации, — это создание всех позиций, имеющих тег на технологических схемах, в качестве отдельных позиций в реестре активов. Эта проблема чаще всего возникает при работе с различными приборами. Зачастую нет никакой пользы от создания отдельных позиций, например, для каждого элемента контура управления потоком, в реестре активов. Маловероятно, что вы когда-либо анализировали затраты или производительность датчика расхода или регулятора расхода, регулировочного клапана, даже если они могут иметь отдельные теги на вашей технологической схеме. Будет лучше просто зарегистрировать весь контур управления как актив, а отдельные элементы — как компоненты этой системы.
Совет 5. Собирайте и храните только те данные активов, которые вы будете использовать
Большинство CMMS и ERP систем имеют возможность хранить действительно огромный объем данных по каждому активу. Но заполнение каждого поля требует времени, которое, возможно, будет просто потеряно впустую, если вы не собираетесь использовать эти данные. Например, внесение данных о гарантии не имеет большого значения, если у вас нет системы для обеспечения того, что все потенциальные претензии по гарантии будут исследованы и инициированы (в случае, если они оправданны), или в случае, когда стоимость позиции настолько мала, что затраты на продвижение гарантийных требований превышают потенциальные выгоды.
Однако ключевая информация, которую вы, скорее всего, рассмотрите для внесения в реестр, включает:
- ID актива: уникальный идентификатор актива. Это может быть последовательный номер, присваиваемый вашей CMMS/ERP системой.
- Номер актива: как обсуждалось ранее, крайне рекомендуется использование структурированной системы нумерации.
- Наименование/описание актива: описание должно быть удобным для пользователей — быть таким, как его (актив) описывают сотрудники вашей организации. Описание может отличаться от описания производителя. Хотя, возможно, вы захотите создать отдельное поле для описания актива в соответствии с производителем/поставщиком, если это действительно важно для вас.
- Серийный номер: при необходимости. Обычно это номер, предоставляемый производителем. Если актив должен быть взаимозаменяемой позицией (его можно перемещать из одного местоположения/технического места в другое), вам обычно необходимо заполнить это поле. В противном случае это необязательно.
- Местоположение оборудования: где актив установлен. В ряде систем это «техническое место». Весьма полезно в случае, когда активы могут перемещаться из одного местоположения в другое.
- Центр затрат: необходим для эффективного управления и контроля затрат, а также для целей бухгалтерской отчетности.
- Дата покупки: это, как правило, важно для целей бухгалтерского учета.
- Цена закупки: также важно для целей бухгалтерского учета.
- Данные по гарантии: если только вы собираетесь отслеживать гарантию для позиции.
- Дата запуска актива в эксплуатацию: как правило, это важно для бухгалтеров для целей учета амортизации. Также крайне важно для производственников с точки зрения отслеживания актива в течение всего жизненного цикла.
- Данные по амортизации: метод расчета амортизации и ключевые параметры для этого расчета.
- Класс оборудования: это часто полезно для группирования схожих активов для целей анализа — например, все автомобили могут принадлежать одному классу оборудования.
- Подкласс оборудования: это также может быть очень полезно, если вам требуется анализировать подкласс оборудования. Например, вы можете создать подкласс для каждого бренда или определенной модели автомобиля. Некоторые CMMS/ERP системы позволяют создавать программы превентивного технического обслуживания (Preventive Maintenance program) и иную специальную документацию для подкласса оборудования, что гарантирует определенную последовательность и логичность, а также делает обслуживание систем проще.
- Флаг оборудования, подлежащего нормативному обслуживанию: это позволяет идентифицировать оборудование, являющееся субъектом обязательного нормативного технического обслуживания или иного регулирующего надзора.
Журнал Prostoev.NET № 4(17) 2018
По материалам зарубежных публикаций
