Если у вас нет никакого плана, то это план отказов. Если вы не составляете планов и графиков для ваших ремонтных подразделений (или подрядчиков), вы никогда не перешагнете барьер реактивного обслуживания (тушения пожаров) и не перейдете к профессиональному техобслуживанию с использованием методик прогнозирования. Эта статья описывает четыре этапа, чтобы помочь вам создать эффективный процесс, который позволит вам сделать этот переход.


Как сделать переход от реактивной к активной стратегии технического обслуживания?
Как вы делаете своих специалистов «менеджерами проектов» вместо того, чтобы быть «пожарниками»?
Рассматривали ли вы, как процесс составления планов и графиков может помочь в достижении этой цели? Понимаете ли вы, какие шаги нужно совершить по внедрению и поддержанию системы ведения планов и графиков?

Из личного опыта: планирование и составление графиков может быть жизненно важным. И если вы сможете поддерживать развитие планирования, это может стать прочным фундаментом для работы всей системы управления ТОиР.

Планирование и составление графиков

  • Создает эффективную систему для управления заказ-нарядами.
  • Делает возможным разработку и внедрение программ профилактического и прогнозного ТОиР.
  • Помогает определить доступность ресурсов.
  • Максимизирует «время кручения гаек» вашего персонала.
  • Создает возможности для выявления способов улучшения.

Хотя в теории все согласны с преимуществами использования планирования и ведения графиков, на практике многие считают, что это просто процесс разделения работ на нужные сейчас и на те, которые можно отложить до лучших времен. К сожалению, эти более спокойные времена обычно никогда не настают. Таким образом, внедрение практик планирования и составления графиков следует рассматривать как последовательность, состоящую из четырех основных шагов:

  1. формирование постоянного потока заказнарядов,
  2. расчет доступных часов для планирования,
  3. разработка недельного плана и ежедневного графика,
  4. постоянное поддержание процесса формирования графиков!

Формирование постоянного потока заказ-нарядов

Поскольку заказ-наряды служат инструментом определения необходимых работ для выполнения их ремонтными подразделениями, вам нужно прописать процесс обработки заказов на выполнение этих работ до того, как вы начнете их планировать и вставлять в графики. Процесс обработки должен включать в себя:

  • прием заказов на выполнение работ,
  • распределение заказов на выполнение работ,
  • возвращение заказов на доработку,
  • закрытие завершенных заказов.

Это должно быть максимально простым и удобным, насколько это возможно, и при этом не допускается никакой другой неформальный вариант запросов работ вне системы. Ваша цель состоит в том, чтобы «перехватить» всю работу системой учета заказов и не позволить какой-либо заявке обойти ее.

Для достижения этой цели нужно рассмотреть возможность создания нескольких удобных каналов передачи запросов на работы. Следует также уделить внимание использованию онлайн-форм, электронной почты, если ваша внутренняя система электронной почты поддерживает возможность передачи запросов на работы через нее. На рисунке 1 показан процесс планирования и ведения графиков.

Для формирования потока заказ-нарядов и их распределения предполагается, что у вас есть, как минимум, соответствующая система файлов с папками. Эта система должна стать основным инструментом для получения заказ-нарядов и закрытия их после смены.

С помощью этой системы планировщик помещает плановые заказы на работу в соответствующие папки для выдачи в определенный день и смену. Ремонтники или их начальники смены просто «забирают» свои заказ-наряды из соответствующей папки для выполнения. В конце смены ремонтники и мастера возвращают свой пакет заказ-нарядов обратно планировщику в папку для просмотра.

При создании файловой системы имейте в виду, что более технологичное решение — это использование единых интегрированных систем, которые позволяют избежать обмена файлами, и вся информация доступна в единой базе. Еще более технологичным решением будет использование переносных мобильных устройств в качестве терминалов для получения и закрытия заказ-нарядов «в поле».

И наконец последний шаг для создания системы заказ-нарядов — организация закрытия их после завершения и информирование тех, кто запрашивал эти работы. Одна из ошибок при настройке системы работы с заказ-нарядами — это оставлять их открытыми до момента «утверждения» заказчиком работ. В данном случае это практически не нужный цикл согласования, так как заявители подписывают такие работы не глядя, к тому же добавляется ненужная работа по поиску «потерянных» кем-то из заявителей заказ-нарядов. Предполагается, что если вы сами понимаете, что заказ-наряд завершен, закрывайте его и посылайте заявителю уведомление об этом. В любом случае заявитель может повторно открыть заказ, если он не удовлетворен результатом. Основой для оценки качества выполнения заказов является изменение их статусов. Просмотр вновь открытых заказов позволяет определить ремонтников, которые постоянно переделывают свою работу, и выделить тех, к чьей работе нет претензий.

После того как вы создали систему ведения заказов, обучите как можно большее число людей использовать ее. При проведении такого обучения обращайте внимание на потребности всех групп пользователей этой системы, но не делайте всех планировщиками, которые должны обладать максимальными возможностями. Самая понятная форма обучения — показывать реальные примеры, схемы, диаграммы, фотографии, а не просто «сухие» экраны с кнопками (см. рис. 1).

Рис. 1. Процесс планирования и ведения графиков

Расчет времени, доступного для планирования

После создания системы управления потоком заказов необходимо понять, сколько времени доступно для планирования работ. Или, точнее, вам нужно определить, сколько времени доступно каждый день для запланированных работ после устранения поломок, перерывов и обедов. Имея эту информацию, вы всегда сможете знать, какое максимальное количество работы вы способны выполнить в определенный день. Понимание доступного для планирования времени является ключом к созданию реалистичных графиков, не перегружая и не недогружая ремонтников при этом.

Для расчета доступного для планирования времени сначала необходимо рассчитать общее количество человеко-часов. Это время рассчитывается как общее рабочее время ремонтников за вычетом времени на перерывы и обеды. Пример расчета приведен ниже:
Всего доступных часов работы = (Количество ремонтников х Количество часов (смен)) — Время на перерывы и обед;
Общее доступное время для планирования = Всего доступных часов — Время на аварийные работы.

Таким образом, для вычисления общего времени, доступного для планирования, необходимо оценить, сколько времени персонал тратит на аварийные работы, и вычесть это число из общего объема имеющихся рабочих часов, чтобы определить, сколько времени у вас есть каждый день для распределения плановых работ. Ниже приведен пример расчета для типичной бригады из десяти человек.

Пример
Предположим, что бригада из десяти человек имеет 8-часовой рабочий день. На каждого работника приходится 2—10 минут перерывов и 1—20 минут на обед (отметим, что в расчете не указано время на уборку рабочего места, т.к. это не перерыв, а часть ежедневных обязательных работ). Допустим, у вас нет эффективной программы планового предупредительного обслуживания, и бригада тратит половину своего времени на выполнение аварийных и внеплановых работ. Посчитаем, сколько времени остается для распределения плановых работ.
Общее доступное время = (10 человек х 8 часов) — (10 х 40 минут для перерывов и обеда) = 80 часов — (400 мин / 60) = 73 часа
Время для планирования = 73 часа — (72 часа / 2) = 37 ч/день

Разработка недельного плана и ежедневного графика

Вооруженные инструментом управления потоком работ и знанием о доступном времени, теперь вы наконец готовы к планированию и составлению графиков. Первоначально этот процесс будет выглядеть как продирание через дебри невыполненных заказов и постоянные споры относительно приоритетов выполнения для каждого из них. Но вашей целью должно быть создание реалистичного недельного плана, который основывается на следующих разделах:

  • заказ-наряды на профилактическое обслуживание (PM),
  • заказы работ по проектам,
  • заказ-наряды на прогнозные работы (с учетом данных по диагностике).

Недельный план может стать проектом плана, который вы должны скоординировать с потребителями работ по ТОиР, чтобы быть уверенным, что учли все необходимое. А этот скоординированный план становится, в свою очередь, основой расписания работ на день.

Каждое такое ежедневное расписание будет содержать все перечисленные выше разделы с перечнем заказов на выполнение с высоким приоритетом. Ежедневный график должен содержать только работы, которые спланированы для доступного времени каждой смены.

Каждый запланированный заказ-наряд должен содержать в себе следующую информацию: расчетное количество времени, необходимого для выполнения работ, количество необходимых рабочих, необходимые детали и их расположение, специальные инструкции, применимые чертежи или схемы. Кроме того, плановый заказ должен быть полностью согласован со всеми соответствующими сторонами.

К сожалению, часто мы думаем, что планирование заключается в том, чтобы просто «подсунуть» заказ в папку для следующей смены. Однако теперь вы должны понимать, что это не так, и для создания эффективной системы планирования ТОиР вы должны научиться управлять плановыми заказами соответствующим образом. Грамотно составленный график работ позволяет максимизировать «время кручения гаек» и исключает неопределенность в том, что и зачем должно быть выполнено в каждом конкретном заказе.

Поддерживайте процесс формирования графиков постоянно!

Четвертый шаг в налаживании процесса планирования и составления расписаний состоит в том, чтобы продолжать это делать регулярно! Если вы не будете управлять этими листками бумаги (или сообщениями), то довольно скоро вы просто утонете в них. Для того чтобы избежать этого, рассматривайте планирование как ежедневное упражнение — сначала ваши мышцы будут болеть, но вы скоро начнете чувствовать себя лучше и видеть результаты тренировок. Точно так же должно происходить с «упражнениями» в планировании — начинать с нескольких заказ-нарядов и постепенно заполнять ими все доступное время. Со временем планирование становится легче и производительность работ по планированию увеличивается, что позволяет выпускать еще больше готовых к исполнению заказ-нарядов.

Чек-лист процесса внедрения планирования

В качестве подсказки для внедрения шагов по планированию ТОиР приводим краткий чек-лист:

  • определите цели планирования и составления графиков,
  • определите измеримые выгоды и сроки внедрения,
  • определите участников рабочей группы по внедрению,
  • оцените достаточность знаний и навыков членов рабочей группы для внедрения новых процессов планирования (подсказка: если у вас уже есть необходимая экспертиза в компании, ответьте на вопрос — зачем создается такая группа по улучшениям?),
  • выберите инструменты для реализации системы управления заказами (бумажная, электронная почта, веб-формы и т.д.),
  • определите требования к автоматизированной системе управления ТОиР, если она вам необходима и доступна (подсказка: вам определенно нужна АСУ ТОиР!),
  • решите, кто будет управлять заказами (планировщик),
  • разработайте процесс распределения и возврата заказов,
  • рассчитайте время, доступное для планирования,
  • определите потребности в обучении новой системе,
  • отправьте будущих планировщиков на курсы, где обучают подходам к управлению заказами на ТОиР,
  • сформируйте общий список открытых работ,
  • определите показатели эффективности всей системы
    • количество плановых/внеплановых работ,
    • % возврата заказов на доработку,
    • размер списка невыполненных работ,
  • запланируйте периодический (через 3—6 мес.) анализ эффективности работы системы для определения возможных улучшений,
  • отпразднуйте успех всех команды.

Выводы

Отметим, однако, что начало планирования и составления графиков — это только первый шаг на пути к профессиональному управлению ТОиР. Активные действия по планированию и составлению расписаний позволят вам снизить количество сообщений о неисправностях. Увеличение доступного для планирования работ времени позволит вам планировать больше работ по крупным проектам и профилактическим работам. Все эти возможности, по сути, являются гарантами успеха.


Журнал Prostoev.NET № 3(8) 2016 по материалам западных публикаций
Авторы: Дмитрий Скворцов,   директор по развитию ООО «Простоев.НЕТ»